Question

外注先のメールの送り方にイライラ

外注している会社の担当者に発注のメールを送ると、件名を変えて返信してくるので、「こちらのメールの本数が多く、混乱するので、同じスレッドで返信してください」と頼んだのですが、それを無視して、いつも件名を変えて返信してきます。メールは届くので業務に支障はでないですが、件名が変わっているため、ときどき見落とすことも出てきます。やりにくいからお願いしているのに、それを無視されていることにイライラしてしまいます。

女性/40代

2021/12/21

Answer

仕事のやりとりや、コミュニケーションはむずかしいですよね。職場でのストレスとしていちばん多く挙げられるのが、コミュニケーションの問題です。何かずれがあると感じたら、まずは相手の話を聞き、なぜ自分と違う行動をするのか確認や整理をしたうえで、自分の意見や考えとのすり合わせをすることが基本です。場合によっては、それを何度か繰り返していく必要もあるかもしれません。


メールの相手は社外の人で、返信の方法について一度頼んだのに、変わらず同じ方法で返信してくるとのこと。多忙ななか、見落としをするリスクもはらんでいるわけですから、イライラしてしまう気持ちは、よくわかります。ただ、相手はなぜこちらの依頼を聞いてくれないのか? もう少し踏み込んで考えてみましょう。


「頼んだのに、相手はそれを無視している」と、あなたは捉えているのですね。こちらが依頼したことを故意に無視している、あるいは軽視していると感じると、確かに相手への怒りがわいてきます。しかし、他の可能性はないでしょうか。例えば、「同じスレッドで返信してください」という表現が、相手に理解できていないということはないでしょうか。「件名を変えないで(RE:が元の件名についている状態で)、返信してください」と少しかみ砕いて伝えてもいいかもしれません。


あるいは、たまたまあなたの依頼を読み飛ばしてしまったということもあるので、「以前もお願いしたと思いますが」と、もう一度同じ依頼をしてはいかがでしょうか。または、「件名を変えない」ことが仕事の精度を上げることにつながるという意味が、十分に伝わっていないのかもしれませんので、「こちらが送ったメールが紐づいた形で返信していただけると、発注内容の確認がしやすく、ミスが防げるので」など、少し丁寧に解説するという方法もあります。


このように、ある出来事についての解釈、原因として考えられる仮説はいろいろあります。ひとつに決めつけず、なるべく色々な可能性を考えてみましょう。これは、認知行動療法という心理療法の基本となるやり方です。実際のセラピーには専門的な技法がいろいろありますが、今回のケースで応用できそうなことを挙げてみました。考え方の幅を少し広げてみると、また違った感じ方や方策が見えてくるかもしれません。

回答者

保健同人フロンティアメディカルチーム

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