メールの返信が一日中気になる

一昔前まで、主なコミュニケーション手段は電話でした。そのため、相手が電話に出ないかぎり、話をすることはできなかったのです。それに比べて、メールは相手の状況を気にせずに、いつでもどこでも用件を伝えられる便利なツールです。その手軽さで、コミュニケーションの機会を大きく広げてくれました。

一方で、メールは相手の状態や反応がわからないため、返信が来るまで、確実に伝わっているのか確認ができないというデメリットもあります。なかなか返信が来ないと、「ちゃんと送信できたのか」という疑念から始まり、「なぜ返信してくれないのか」、「何か気にさわったのでは」と不安やイライラが加速するのは無理もないことです。メールに振り回されずに、上手につき合っていくには、どうしたらいいのでしょうか。

あなたがメールを送ったとき、相手がどのような状況にいるかはわからないことです。すぐに返信できる状況にない可能性もあります。ですから、まず「相手には相手の事情がある」と考えることが大切です。また、相手はあなたのメールを「返信する必要のないメール」と判断する場合もあるはずです。あなたにも、そんな経験がありませんでしたか。相手が「見えない」、相手の声が「聞こえない」メールだからこそ、相手の気持ちになってみることが重要です。細かいニュアンスが伝わりにくいメールでは、文章ひとつでトラブルに発展することもあります。こうしたメールの弱点をきちんと認識し、誤解を生まないよう、文章には充分に気をつけましょう。

また、返信を必要としない場合には、「返信無用です」と書き添えることで、あなたが「返信を待つ」という不安がなくなり、相手のわずらわしさも軽減されるのではないでしょうか。このように、「すぐに返事がほしい用件なのか」、「伝えるだけで満足なのか」をよく考えてからメールすることも大事です。

伝える内容によって、手段を変えるという考え方もあります。例えば、すぐに返事が必要な緊急度の高い用件では、思い切って電話を使ったほうが有効です。メールを使う場合には「今日中にお返事ください」など、あなたが求めていることをはっきりと伝えることで、相手も返信の判断がしやすくなるのではないでしょうか。

手紙、電話、メール、それぞれのコミュニケーション・ツールには一長一短があります。それを見極め、メールの特性を理解した上で、上手に活用することをお勧めします。あなたの不安が少しでも解消されることを願っています。